Tips de retrospectiva

Parte de las dinámicas publicadas en este blog cuando se recombinan y reorganizan podrían derivar en más de 250 agendas de retrospectivas, suficientes para ayudarte a ponerlas en marcha.

Las dinámicas las pueden agrupar en cinco pasos como en el marco de retrospectivas de cinco etapas creado y descrito por Esther Derby y Diana Larsen en su libro, este marco no es el único que existe, pero es el más utilizado, además se ha demostrado que funciona.

Los pasos del framework son los siguientes:

1. Fijar el escenario, lograr que las personas se focalicen en los objetivos de la reunión, 
2. Obtener datos, lograr una visión común de la situación a analizar, 
3. Generar ideas, encontrar las causas profundas que hay que sostener y mejorar o cambiar,
4. Decidir que hacer, elegir los accionables que serán parte de la mejora continua,
5. Cerrar la retrospectiva, finalizar la sesión con una nota positiva

Personalmente, los pasos 2, 3 y 4, los concentro en una sola actividad conectada a un ejercicio central, donde se generan estas etapas (haciendo analogías con los sprints), debido a ello, para facilitar la búsqueda de las dinámicas las he etiquetado con las palabras claves:

• Check-in, dinámicas que se pueden hacer al inicio de la sesión para enfocarse en la reunión,
• Reflexión, Conversación, Trabajo en equipo, para indicar que son dinámicas centrales, que permiten profundizar en los temas, y converger hacia posibles soluciones,
• Check-out, para indicar que son dinámicas que se pueden hacer al cierre de una sesión.

A continuación, para preparación del evento tener en cuenta:

• Enviar cita a todos los involucrados con el objetivo de la reunión, timebox (90 a 120 minutos), lugar, fecha, hora,
• Traer un registro de los hechos importantes y claves ocurridos durante el sprint (historias completadas, impedimentos, acciones anteriores),
• Preparar las actividades idóneas para facilitar la retrospectiva (dinámicas, materiales),
• Asegurarse de tener los materiales (post-it, sharpies, marcador de pizarra),
• Preparar la sala 5 a 10 minutos antes (sillas, espacio, proyector)

Durante al evento:

• Mantener el foco, incorporar acuerdos de trabajo para ello (no smartphone, no labtop, breaks, evitar que personas acaparen la reunión),
• Realizar actividad de check-in, para establecer conexión en el equipo,
• Si aplica, hacer el seguimiento de la última retrospectiva,
• Establecer expectativas de la reunión, aplicar dinámicas para reflexionar acerca del equipo y del resultado del sprint, generar ideas, plan de acción, y compromisos,
• Realizar actividad de check-out para cerrar la sesión.

En general, en la práctica ¿Qué NO hacer?:

• Saltarse las retrospectivas,
• No comprobar el progreso de los planes de acción,
• Dejar que la gente se queje y se justifique,
• Escarbar en el pasado para justificarse y culpar

Consejos:

• Aplicar distintas dinámicas en las retrospectivas,
• Tanto el product owner como un developer puede facilitar el evento, siempre que cuente con las herramientas,
• De vez en cuando, sumar un facilitador externo, para que el scrum master pueda participar en la dinámica.

Finalmente, independiente del marco que utilices, o la forma en que estructures tus retrospectivas, recuerda que el objetivo es ayudar a que las personas consigan mejoras constantes de cara al futuro.